Afspraken en resources inplannen

Met Microsoft Dynamics CRM beschikt u over een agenda en planningsmodule.  Medewerkers en locaties kunnen op basis van openingstijden, werktijden, vaardigheden, beschikbaarheid, bronnen (kantoorruimte, auto, gereedschap enz.) en selectieregels automatisch of handmatig ingepland worden.

Planningsterminologie 

Service.
Een service is werk dat aan een klant wordt geleverd en dat door een of meer resources wordt uitgevoerd. Het repareren van fietsen of het geven van belastingadviezen zijn services. Als u een service wilt definiëren, voert u algemene informatie in over de service, geeft u de resources aan die nodig zijn voor de uitvoering van de service en beschrijft u deze vereisten door een selectieregel te maken.

Selectieregel.
In de meest simpele vorm is een selectieregel een lijst met alle gebruikers, faciliteiten of apparatuur die nodig zijn om een service te verlenen. U kunt resources definiëren op basis van de capaciteit of op basis van de locatie.

Serviceactiviteit.
Microsoft CRM Serviceplanning houdt de services die u verleent bij als serviceactiviteiten. Een serviceactiviteit is een combinatie van een service, ten minste één resource, een specifiek tijdstip, een locatie en een klant. Voor het plannen van een serviceactiviteit moet u eerst de service selecteren en vervolgens zoeken naar een beschikbaar tijdstip. Microsoft CRM gebruikt de selectieregels voor de service en de werkplanning van de resource om een lijst met beschikbare tijden weer te geven. Nadat u de gewenste tijd hebt geselecteerd, wordt de serviceactiviteit toegevoegd aan de planning.

Resources.
Resources zijn mensen (Microsoft CRM-gebruikers), faciliteiten (zoals een werkplaats of kamer waar een service kan worden verleend) en apparatuur. Afzonderlijke resources hebben een werkplanning waarin wordt gedefinieerd wanneer ze beschikbaar zijn voor werkzaamheden.

Resourcegroepen.
Een resourcegroep is een groep vergelijkbare resources, waaruit afzonderlijke resources kunnen worden gekozen voor een activiteit. Deze resources zijn over het algemeen onderling uitwisselbaar. De leden van een resourcegroep hebben bijvoorbeeld dezelfde vaardigheden (of een reeks vaardigheden die voor een bepaalde serviceactiviteit geschikt is). Met andere woorden: resourcegroepen worden in Microsoft CRM gebruikt om de vaardigheden (of andere kenmerken) aan te geven die nodig zijn om een service uit te voeren of te verlenen.

Selectiecriteria.
Selectiecriteria bepalen hoe uw resources worden toegewezen. U kunt de service bijvoorbeeld zo instellen dat een technicus zo volledig mogelijk wordt ingepland voordat er nog een technicus wordt gepland. U kunt ook het tegenovergestelde doen en ervoor zorgen dat alle monteurs ongeveer evenveel worden ingepland.

Capaciteitsplanning.
Bij het plannen van services en resources kan Microsoft CRM rekening houden met faciliteiten van verschillende grootte of het ervaringsniveau van uw gebruikers. Dit wordt capaciteitsplanning genoemd. Capaciteit is een relatieve eenheid die u definieert. U kunt de capaciteit bij een fietsenmaker bijvoorbeeld definiëren als het aantal fietsen dat tegelijkertijd in de werkplaats past. Capaciteit kan tevens het vaardigheidsniveau meten. Een leerling-fietsenmaker heeft bijvoorbeeld de capaciteit om per uur één fiets te controleren, terwijl een volleerd fietsenmaker vier fietsen per uur kan controleren. Als er twee fietsen per uur moeten worden gecontroleerd, zijn er twee leerling-fietsenmakers nodig of één volleerd fietsenmaker, die er maar een halfuur voor nodig heeft.

Vereiste poging.
Als u vereiste poging toevoegt aan de selectieregel, worden de resources door de selectieregel gecontroleerd op beschikbare capaciteit als een gebruiker zoekt naar een beschikbaar tijdstip voor een serviceactiviteit. Als de resource is gepland, wordt de capaciteit van de resource verminderd met de inzet die voor de service is vereist.

Definiëren wanneer resources beschikbaar zijn.
U kunt de beschikbaarheid van elke resource definiëren door vakanties, vrije tijd, werkuren, capaciteit en onderhoud op te geven. Microsoft CRM kan vervolgens bepalen welke resources of combinatie van resources beschikbaar zijn om een service op een specifieke datum en tijd uit te voeren. U kunt bovendien opgeven op welke dagen uw organisatie voor feestdagen en andere evenementen gesloten is en eventueel afzonderlijke resources uitsluiten van de sluitingsplanning.

 

Een service definiëren.




Resources bepalen




Een serviceactiviteit inplannen.




Overzicht met afspraken en planningsactiviteiten.